Pracując z klientem Coach koncentruje się głównie na przekazywanych treściach. Słucha, tego co tak naprawdę druga strona chce powiedzieć, szuka powiązań mechanizmów i większych całości. Dodatkowo obserwuje mowę ciała klienta, oraz pilnuje przebiegu całego procesu.  Kiedy uwaga w całości skierowana jest na Coachee niezbędne staje się posługiwanie się notatnikiem. W czasie sesji sporządzanie notatek pełni niezwykle istotną funkcję. Służy przede wszystkim jako wsparcie, często zawodnej pamięci, pozwalając w odpowiednim momencie na powrót do wcześniej poruszanych, a  w istotnych danej chwili treści. Dodatkowo, warto posługiwać się konkretnymi sformułowaniami używanymi przez klienta w ich pierwotnym brzmieniu. Wszelkiego rodzaju zniekształcenia mogą powodować częściowy brak porozumienia. Jeśli klient nazywał jakieś zjawisko „małym poczuciem pewności siebie”, a po jakimś czasie coach wraca do tematu zniekształcając to, co zostało powiedziane i nazywając to „niskim poczuciem własnej Wartości”, dla klienta może mieć to zupełnie inne znaczenie. Zatem właściwe sformułowania, używane przez klienta, a później cytowane powodują oprócz polepszenia relacji uruchamianie wewnętrznych procesów skojarzeniowych (budzą też adekwatne emocje) zwianych z danym pojęciem.

Innym użytecznym aspektem posługiwania się notatkami, jest możliwość „parkowania” pewnych tematów, które nie są na dany moment użyteczne. Załóżmy, że klient już na początku sesji uświadamia sobie jakieś ograniczające przekonanie. Jeżeli coach zajmie się nim bezzwłocznie, bez ustalenia celu na sesję, może okazać się, w związku z tym, że cel nie wiąże się z owym przekonaniem, a jego zmiana były stratą czasu. Czyli warto rozmowę na pewne tematy odroczyć („zaparkować”), tak  aby można było się nimi zająć kiedy przyjdzie na to odpowiednia pora w właściwym momencie całego procesu.

Posługiwanie się notatnikiem może być pomocne w uświadamianiu Coachee pewnych mechanizmów, które trudno jest wyrazić słowami, a dużo łatwiej prostym schematem. Rysunek, w takich sytuacjach  ma większą moc oddziaływania niż słowa.

Wielu coachów rozpoczynających swoją praktykę pamięta dokładnie każde słowo klienta, szczególnie pierwszego. Natomiast w sytuacji kiedy pracuje się z większą ilością osób, pewne informację mogą na siebie nachodzić, zostać zniekształcone, lub najzwyczajniej zapomniane. Dlatego notatki pełnią kluczową rolę w czasie przygotowywania się do kolejnych sesji.

Jest to szczególnie istotne jest to w sytuacji, kiedy dany coach pracuje z kilkoma osobami w tej samej firmie. Ważne, aby informacje na siebie nie nachodziły i aby można było wyraźnie oddzielić jaka informacja pochodzi od którego klienta. Pomyłka może tu zostać potraktowana nawet jako złamanie zasady poufności.